Klient:innenverwaltung, die mitdenkt
Klient:innendaten verstreut in Ordnern, E-Mails und Notizzetteln. Jeder Griff kostet Zeit – Zeit, die Ihren Klient:innen fehlt.
HOTDOC bündelt Stammdaten, Befunde, Verordnungen und Termine in einer zentralen digitalen Klient:innenakte – sofort griffbereit auf Tablet, Handy und PC.
- Zentrale digitale Klient:innenakte mit Verlaufshistorie
- Schnellsuche über Name, SV-Nummer oder Geburtsdatum
- Befunde und Dokumente direkt in der Akte ablegen
- Notizen und Anmerkungen pro Sitzung
- Sofort griffbereit auf Tablet, Handy und PC
Fragebögen & Befundung
Fragebögen auf Papier ausfüllen, manuell auswerten, Ergebnisse abtippen – fehleranfällig und zeitaufwändig.
HOTDOC digitalisiert den gesamten Prozess: Gemeinsam mit Klient:innen ausfüllen und sofort digitalisieren. Automatische Auswertung, Befundtext auf Knopfdruck.
- Gemeinsam mit Klient:innen ausfüllen – sofort digital
- Automatische Auswertung und Punkteberechnung
- Befundtext-Erstellung aus Antworten (konfigurierbar)
- Bedingte Logik: Fragen erscheinen abhängig von Antworten
- Beliebig erweiterbar – eigene Fragebögen oder per KI-Assistent
KI-Unterstützung im Praxisalltag
Therapieberichte tippen, Fragebögen zusammenstellen, Befundtexte formulieren – repetitive Arbeit, die wertvolle Behandlungszeit frisst.
HOTDOC nutzt KI, um Berichte vorzuformulieren, Fragebögen zu generieren und Befundtexte aus Antworten zu komponieren. Die KI-Verarbeitung erfolgt in der EU – DSGVO- und AI-Act-konform.
- Befundtexte aus Fragebogen-Antworten automatisch generieren
- Therapieberichte und Briefe aus Klient:innendaten vorformulieren
- KI-Fragebogen-Generator: Fragebögen per Beschreibung erstellen
- Kontextabhängige Personalisierung
- KI-Verarbeitung in der EU – Ihre Daten bleiben in Europa
Therapie-Abläufe, die zu Ihnen passen
Jede Therapieform hat eigene Abläufe – aber die meisten Systeme zwingen Sie in ein starres Schema.
HOTDOC passt sich an: Befundungs-Abläufe, Therapieplanung und Verlaufsdokumentation – individuell konfigurierbar für Ihre Therapieform.
- Befundungs-Abläufe
- Anpassbare Dokumentenvorlagen
- Therapieplanung und Verlaufsdokumentation
Terminmanagement & Online-Buchung
Telefon klingelt, Klient:in will einen Termin, Sie blättern im Kalender – während die nächste Sitzung wartet.
Leichte Kalenderführung mit frei einstellbaren Zeiteinheiten. Warnungen bei Überschneidungen – Fehlbuchungen gibt es nicht. Klient:innen können auch direkt online buchen.
- Frei einstellbare Zeiteinheiten und Timeslots
- Warnungen bei Überschneidungen – keine Fehlbuchungen
- Online-Terminbuchung über das Klient:innenportal
- Bestätigung per E-Mail
- Digitales Wartezimmer – auch für Videoordination
Klient:innenportal – Ihre digitale Praxis-Visitenkarte
Klient:innen rufen an für Termine, fragen nach Befunden, wollen Formulare. Jeder Anruf unterbricht Ihren Ablauf.
Mit dem HOTDOC-Klient:innenportal erledigen Klient:innen Buchungen, Fragebögen und Nachrichten selbst – rund um die Uhr. Videocall-fähig.
- Selbstregistrierung mit E-Mail-Verifizierung
- Online-Terminbuchung direkt im Portal
- Videocall-fähig für Telemedizin
- Direktkommunikation mit der Praxis (Nachrichten)
- Fragebögen online ausfüllen
- Vollständig anpassbar (Logo, Farben, Inhalte)
- 2-Faktor-Authentifizierung für maximale Sicherheit
SMS & E-Mail Erinnerungen
Klient:innen vergessen Termine. Leere Zeitfenster kosten Geld und blockieren andere Klient:innen.
HOTDOC erinnert Klient:innen automatisch per SMS oder E-Mail.
- Klient:innen können per SMS erinnert werden
- E-Mail-Erinnerungen einstellbar
- Anpassbare Texte
Abrechnung ohne Stress
Rechnungen schreiben, Leistungen zuordnen, Zahlungen nachverfolgen – am Monatsende stapelt sich die Arbeit.
HOTDOC macht Abrechnung zum Hintergrundprozess. Automatische Zuordnung von Buchungszeilen nach Import der Bankdaten.
- Honorarnoten & Privatrechnungen
- Nachverfolgung: Akzeptiert, ausstehend oder abgelehnt
- Automatische Zuordnung von Buchungszeilen nach Bankdaten-Import
- Export für Steuerberater:in
- RKSV-konforme Registrierkasse
Briefe & Dokumente – professionell und schnell
Therapieberichte von Grund auf tippen, Klient:innendaten manuell einfügen, Formatierung anpassen – jedes Mal aufs Neue.
HOTDOC füllt Vorlagen automatisch mit Klient:innendaten. Platzhalter erleichtern das serienmäßige Erstellen – Vorgänge werden leichter replizierbar und automatisiert.
- Vorlagen-Editor für einfache Dokumenterstellung
- Platzhalter (Name, Datum, Diagnosen, …) für Serienbriefe
- Automatische Datenvorausfüllung aus der Klient:innenakte
- Verschiedene Papiertypen (A4, Briefkopf, …)
- Vorgänge leichter replizierbar – für die moderne Praxis
Aufgaben & Benachrichtigungen
Aufgaben auf Zetteln, mündliche Absprachen, vergessene Rückrufe – in der Hektik des Praxisalltags geht schnell etwas unter.
HOTDOC bietet ein strukturiertes Aufgabensystem mit Zuweisung, Priorisierung und automatischen Erinnerungen.
- Aufgaben erstellen und Mitarbeiter:innen zuweisen
- Priorisierungssystem (dringend, normal, …)
- Automatische Aufgaben-Erinnerungen
- Praxis-spezifische Aufgabentypen konfigurierbar
- In-App-Benachrichtigungen für das gesamte Team
Auf Ihrem Gerät installierte Software für Drucker & Kasse
Moderne Software läuft im Browser – aber Drucker und Kassen lassen sich nicht direkt aus dem Browser ansprechen.
Eine kleine, auf Ihrem Gerät installierte Software verbindet Ihre Geräte mit HOTDOC. Einmal einrichten – fertig.
- Drucker und Kasse direkt aus dem Browser nutzen
- Kompatibel mit Windows
Datenschutz ist keine Zusatzfunktion. Es ist die Grundlage.
Klient:innendaten sind das Sensibelste, was es gibt. Viele Systeme behandeln Datenschutz als nachträgliche Zusatzfunktion.
HOTDOC ist Privacy by Design von Anfang an. Alle Daten sind mit einem eigenen Praxis-Schlüssel verschlüsselt.
- DSGVO-konform: Privacy by Design
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit eigenem Praxis-Schlüssel
- Vollständige Änderungshistorie (Zugriffsprotokolle)
- Rollenbasierte Zugriffsrechte
- 2-Faktor-Authentifizierung im Klient:innenportal
- Strikte Datentrennung: Daten verschiedener Praxen vollständig isoliert
- Hosting in der EU
