1. Verantwortlicher

PsyMeDoc Informatics GmbH
Löschniggasse 10, 1220 Wien, Österreich
E-Mail: office(at)psymedoc.at
Web: www.psymedoc.at
Firmenbuch-Nr.: 41633 a
Gerichtsstand: Wien, Österreich

2. Welche Daten wir erheben

Beim Besuch unserer Website hot-doc.at werden folgende Daten erhoben:

a) Automatisch beim Seitenbesuch

Wir setzen auf unserer Website die Open-Source-Marketing-Software Mautic ein, die auf einem selbst betriebenen Server in der EU gehostet wird. Beim Besuch unserer Website wird ein Tracking-Script geladen, das folgende Daten erfasst:

IP-Adresse (anonymisiert)
Aufgerufene Seiten und Zeitpunkt des Besuchs
Browser-Typ, Betriebssystem, Bildschirmauflösung
Referrer (von welcher Seite Sie kommen)
Eindeutige Besucher-ID (via Cookie, siehe Abschnitt 6)

Diese Daten werden pseudonymisiert verarbeitet und dienen der Analyse und Verbesserung unseres Angebots. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über den Cookie-Banner erteilen können.

b) Bei aktiver Kontaktaufnahme

Wenn Sie ein Formular auf unserer Website ausfüllen (z. B. Testzugang anfordern, Newsletter-Anmeldung, Angebotsanfrage), werden folgende Daten erhoben:

Name und E-Mail-Adresse
Telefonnummer (sofern von Ihnen angegeben)
Praxisname, Fachrichtung und Adresse (bei Testzugang-Anfragen)
Newsletter-Einwilligung und DSGVO-Zustimmung

Diese Daten werden in unserem Mautic-System gespeichert und mit Ihrem bisherigen (pseudonymen) Besuchsprofil verknüpft. Bei Newsletter-Anmeldungen wird ein Double-Opt-In-Verfahren (DOI) eingesetzt: Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail und werden erst nach Klick auf den Bestätigungslink in den Verteiler aufgenommen.

c) Server-Logdateien

Unser Hosting-Provider verarbeitet technisch notwendige Serverlogs (IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seite, Browser-Typ).

3. Zweck der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

Beantwortung Ihrer Anfragen und Kontaktaufnahmen
Durchführung und Organisation von Demo-Terminen und Testzugängen
Versand von Newsletter-E-Mails (nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung via DOI)
Analyse des Nutzungsverhaltens zur Verbesserung unserer Website (via Mautic)
Bereitstellung und technischer Betrieb der Website
Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

4. Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen gemäß DSGVO:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung: Für das Setzen von Tracking-Cookies (Mautic), den Newsletter-Versand und die Verknüpfung von Formulardaten mit Besuchsprofilen.
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung: Soweit die Datenverarbeitung zur Erfüllung eines Vertrages oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist (z. B. Testzugang-Anfrage).
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigtes Interesse: Technischer Betrieb und Sicherheit der Website.

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

Kontaktanfragen: Löschung nach Abschluss der Kommunikation, spätestens nach 12 Monaten.
Demo-/Testzugang-Daten: Löschung nach Durchführung oder Absage, spätestens nach 6 Monaten.
Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung (Abmeldung). Danach unverzügliche Löschung.
Mautic-Besucherprofile: Anonymisierung nach 12 Monaten Inaktivität.
Server-Logdateien: Automatische Löschung nach 14 Tagen.
Steuerlich relevante Daten: Aufbewahrung gemäß Bundesabgabenordnung (BAO) für 7 Jahre.

6. Cookies und Tracking

Diese Website verwendet folgende Cookies:

a) Technisch notwendige Cookies

Für den Betrieb der Website erforderlich. Keine Einwilligung nötig.

b) Analyse-/Marketing-Cookies (Mautic)

Das Mautic-Tracking-Script setzt Cookies, um wiederkehrende Besucher:innen zu erkennen und anonyme Browser-Sessions mit bekannten Kontakten zu verknüpfen, sobald ein Formular ausgefüllt wird. Diese Cookies werden nur mit Ihrer Einwilligung gesetzt, die Sie über unseren Cookie-Banner erteilen oder verweigern können.

mautic_device_id – Eindeutige Geräte-ID zur Wiedererkennung (Laufzeit: 1 Jahr)
mtc_id – Mautic-Kontakt-ID nach Formular-Absendung (Laufzeit: 1 Jahr)
mtc_sid – Session-ID für die aktuelle Sitzung (Laufzeit: Session)

Sie können Ihre Cookie-Einwilligung jederzeit über den Cookie-Banner widerrufen.

7. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeitung

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn:

Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
dies gesetzlich zulässig und zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Folgende Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO):

Hosting-Provider: Betrieb der Website hot-doc.at (Serverstandort: EU)
Mautic (self-hosted): Marketing-Automation, Formularverarbeitung, Newsletter-Versand. Betrieben auf einem selbst gehosteten EU-Server durch einen externen Dienstleister im Auftrag der PsyMeDoc Informatics GmbH. Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Welche Daten über Sie gespeichert sind.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Korrektur unrichtiger Daten.
Löschung (Art. 17 DSGVO) – Recht auf Vergessenwerden.
Einschränkung (Art. 18 DSGVO) – Einschränkung der Verarbeitung.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Erhalt Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Widerspruch gegen die Verarbeitung.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde einzureichen:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42, 1030 Wien
Tel.: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Web: www.dsb.gv.at

9. Kontakt bei Datenschutzfragen

Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:

PsyMeDoc Informatics GmbH
Löschniggasse 10, 1220 Wien
E-Mail: office(at)psymedoc.at

Stand: März 2026

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